A JETRO vállalatirányítási rendszer

• “Kézikönyv” minden munkatársnak, mi a
• hatásköre,
• felelőssége,
• pontos feladata; továbbá

• Szoftveres támogatás minden vezetőnek a működés
• átlátható,
• motiváló és
• kreatív biztosításához.

Teljes mértékben a szervezettel és a szervezethez alakítva, hogy a vállalat, az intézmény vagy az irányított szervezeti egység minden szintjén hatékony legyen a működés.

Célok:

• áttekinthető teljesítménystruktúra,
• motiváló és határozott irányítás,
• eredményorientált működés,
• részletesen dokumentált vezetési modell,
• rendszerezett működés,
• stratégia megvalósítása operatív szinten is,
• vezetők magasabb szintű elfogadottsága,
• az eredményeket létrehozó munkafolyamatok áttekinthetősége,
• magasabb szintű együttműködés
• vezetők/vezetők
• vezetők/munkatársak
• munkatársak/munkatársak között,
• új vezetők egyszerűbb és gyorsabb betanulása,
• egységes működés.

Rendszer elemei:

• 1. Előkészület:
• 1.1. Részletes helyzetfelmérés
• 1.2. Közös vezetői szemlélet kialakítása
• 2. Rendszerfejlesztés:
• 2.1. Minden érintettre
• elvárt eredmények
• felhasználható erőforrások
• jellemző tevékenységek
• általános elvárások megállapítása, rögzítése: egyértelmű hatáskör és felelősség
• 2.2. Munkatársi hozzáállás, egyéni motiváltság feltérképezése
• 2.3. Célok/erőforrások/tevékenységek pozíciónkénti meghatározása, rögzítése
• 2.4. Rendszeres kontroll összeállítása
• 2.5. Kísérőrendszer kialakítása
• 2.6. Rendszeres értékelés összeállítása
• 2.7. Motiváló értekezletek
• 3. Dokumentálás és IT-rendszer beállítás: A teljeskörű irányítási rendszer dokumentumának véglegesítése az erre a célra kialakított szoftver segítségével
• 4. Bevezetés:
• 4.1. Betanulás, begyakorlás
• 4.2. Felsővezetői felügyelet meghatározása
• 5. Karbantartás és továbbfejlesztés: Évenkénti rendszerkontroll

Problémák, amik a rendszert életre hívták:

• Sokszor megtapasztaltuk, hogy a vezetők szerint tiszta víziók, missziók és stratégiák vezérlik a szervezetet és hogy tiszták a folyamatok. Ha megkérdezzük, mik ezek pontosan, többnyire annyi féle választ kapunk, ahány embert megkérdezünk.
• Ha veszünk egy százezer forintos mosógépet, részletes leírást adnak hozzá. Ha kapunk egy 10 fős csapatot, akár százmilliós nagyságrendű valós értékben, szép lassan, hónapok alatt (talán) rájövünk, hogy mi is a vezetői feladatunk valójában. Persze találunk leírásokat a 2. emeleti tárgyaló egyik szekrényében, vagy a 4-es meghajtón, de ezek sajnos nem aktuálisak és nehezen áttekinthetőek. Sokan segítenek – talán -, de így is nehéz eligazodni.
• Minél nagyobb a szervezet, annál inkább előtérbe kerül a belső diplomácia és a kapcsolatok jelentősége a valós teljesítményhez képest.
• 30 éve, amióta szervezettel foglalkozunk, számtalan vállalati konfliktushelyzetet láttunk és segítettünk megoldani. Sajnos a konfliktusok jelenség szinten történő megoldásától függetlenül még majd mindig megmarad a rendszerben a kiváltó ok. Ez pedig - szinte mindig - újra termeli a konfliktusokat. (Például, ha azt akarom, hogy a 49 kg-os Juliska, és a 110 kg-os Sándor örök ellenségek legyenek, csak adok nekik egy klímaszabályozót: „állítsátok be úgy, ahogy az nektek a legjobb”, és már biztosítottuk is a konfliktust. Sajnos a legtöbb szervezet tele van ilyen „szabályozatlan klímaszabályozóval”).
• Proaktív, előre gondolkodó magatartással mind társadalmi, mind vállalati, mind pedig egyéni szinten is sokkal hatékonyabbak lehetünk. Érdemesebb például a poroltó szavatosságát rendszeresen ellenőrzi, mint a leégett ház romjain rádöbbenni, hogy azért nem működött, mert lejárt.

Létrejötte, felhasználása:

A rendszer hosszú fejlesztés eredménye. Szervezetfejlesztői háttérrel kezdtünk a vezető mindennapi kommunikációs feladatainak megtanításával foglalkozni a 90-es évek elején. Megtapasztaltuk: a tudás önmagában kevés ahhoz, hogy valóban mindennapi gyakorlattá, készséggé váljék. Szükség van az érdekeltségre, a motiváltságra és a kontrollra is.

Ezért fejlesztettünk először, már 1993-tól kezdve ún. kísérési rendszereket az értékesítés támogatására, ez része a mai JETRO rendszernek is. Másfajta, tehát nem csak értékesítési felügyeleti rendszereket 2004-ben kezdtünk építeni, részben papíralapú, már a mai JETRO minden elemét tartalmazó rendszereket pedig 2006-ban. 2010 körül ügyfeleink lassan teljesen áttértek Excel alapra, amit 2018-tól SharePoint segítségével vagy saját belső rendszerrel tettek teljessé.

A könnyebb használat érdekében azóta a Printer Fair Kft. segítségével kifejlesztettük a JETRO szoftvert, így online, tehát akár távolról, személyes találkozás nélkül és Excel tudás nélkül is egyszerűbbé válhat a napi vezetői munka és egyben az irányítást támogató rendszer létrehozása is.

A “JETRO” név:

A Bibliában van egy ősi szervezetfejlesztési gondolat, ez fogott meg minket. (2Mózes18,5)

„…Másnap leült Mózes, hogy bíráskodjék a nép között. A nép pedig reggeltől estig Mózes előtt állt. Amikor látta Mózes apósa (Jetró) mindazt, amit ő a néppel cselekedett, azt mondta... Nem jó az, amit cselekszel. Túlságosan kifáradsz te is, a veled levő nép is, mert erőd fölött való dolog ez. Nem végezheted egymagad...szemelj ki magadnak az egész nép közül derék, istenfélő férfiakat, igazságos férfiakat..., tedd közöttük ezredesekké, századosokká, ötvenesekké és tizedesekké. Ők bíráskodjanak a nép között minden időben úgy, hogy minden nagyobb ügyet eléd hozzanak, minden csekélyebb dologban pedig ők ítéljenek. Így könnyítesz a terhekben, ha veled együtt hordozzák. Ha így cselekszel, és Isten is ezt parancsolja neked, Te is helyt tudsz állni, és az egész nép is békességben mehet vissza a helyére. Mózes pedig hallgatott apósa szavára...”

A JETRO bejegyzett, vagyis lajstromozott védjegy. Az egészet vagy részeit ma már nagyon sok szervezet használja, pl. gyógyszeriparban, járműiparban, kereskedelemben, önkormányzatban, szociális intézményekben, pénzintézményekben, mezőgazdasági termelő üzemekben, illetve IT területen. A JETRO név újabb keletű, 2018 óta használjuk, addig ügyfeleink vagy saját nevet adtak a rendszernek, vagy egyszerűen csak használták a kiválasztott elemeket.